PROCEDURES D’IMMATRICULATION DES COTISANTS

(Employeurs et Travailleurs Salariés)

IMMATRICULATION DES COTISANTS

  1. Immatriculation des Employeurs
  1. Définition 

La qualité d’employeur est déterminée par l’embauche du premier salarié. Selon la loi n° 038/PR/96 du 11/12/1996 portant code du travail, « est considéré comme employeur toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui, sous sa direction et son autorité, utilise les services d’une ou de plusieurs personnes physiques moyennant rémunération ».

  1. L’Employeur personne physique : personne ou individu défini par l’ensemble des qualités auxquelles la loi attache des effets juridiques, à savoir : le nom, le prénom, la filiation, le domicile, etc.

  2. L’Employeur, personne morale : Groupe de personnes qui ont convenu de créer une entreprise. Celle-ci peut prendre diverses formes juridiques telles que :

  • les sociétés commerciales : sociétés de personnes, les SARL, les sociétés à commandite simple, les sociétés à commandite par action, les SA, les GIE, les succursales, les établissements ;

  • les sociétés mutualistes, les sociétés d’assurances ;

  • les sociétés d’Etat, les sociétés d’Economie mixte ;

  • les Collectivités publiques, les coopératives, les Syndicats ;

  • les Associations (religieuses, sportives, civiles) ;

  • les professions libérales

  1. Organisation de l’Immatriculation

L’immatriculation est l’opération administrative qui suit :

  • Soit l’ouverture et l’acquisition d’une entreprise comportant l’emploi d’un ou plusieurs salariés ;

  • Soit l’engagement d’un salarié.

  1. Qui immatriculer ?

Dans un système contributif basé sur des cotisations à la fois patronales et salariales, il parait logique d’immatriculer l’employeur puisqu’il se trouve à l’origine du processus.

Si l’entreprise a plusieurs établissements, il convient de distinguer par l’immatriculation chaque établissement de l’employeur.

  1. Quand immatriculer ?

Il est nécessaire d’immatriculer l’employeur rapidement. C’est pourquoi, un délai maximal de 3 jours lui est accordé pour remplir cette formalité, ceci en conformité avec le Centre des Formalités des Entreprises (CFE).

  1. Où demander l’immatriculation ?

Auprès des structures chargées d’immatriculation à la Direction Centrale. C’est en principe, celui dans la circonscription géographique duquel l’employeur exerce son activité.

Pour les promoteurs économiques, l’immatriculation peut s’obtenir auprès du Centre des Formalités (appelé aussi Guichet Unique) où l’employeur peut en un seul document, souscrire toutes les déclarations le concernant (création, modification, cessation).

  1. Catégories d’employeurs

A la CNPS les employeurs sont catégorisés de la manière suivante :

  • Employeur de 20 salariés ou plus (E+20). Il s’agit là de grandes entreprise utilisant une main d’œuvre importante ;

  • Employeur ayant entre 1 et 19 salariés (E-20). Ce sont généralement les petites et moyennes entreprises ;

  • Gens de Maison (G-20), constitués exclusivement des personnes physiques utilisant du personnel domestique (boy, gardien, blanchisseur, etc.).

De ces 3 catégories découle la périodicité dans le versement des cotisations sociales.

  1. Composition du dossier

L’Employeur, quel que soit sa catégorie doit retirer auprès de la CNPS un formulaire intitulé Demande d’Immatriculation comportant généralement le nom, la raison sociale et l’adresse de l’employeur, la date du démarrage des activités et surtout la date d’embauche du premier salarié qui détermine la date d’immatriculation, ainsi que le point de départ du calcul des cotisations sociales.

Cette demande d’immatriculation est généralement accompagnée des documents suivants :

  • Une copie de l’extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM);

  • Une copie de l’Autorisation Administrative ;

  • Une liste nominative des salariés à l’embauche ;

  • Une copie des statuts et règlements intérieurs (s’ils sont disponibles) ;

  • Une Attestation de sincérité ou copie du contrat de bail;

  • Un procès-verbal de localisation ;

  • Une autorisation de fonctionner (pour les ONG) ;

  • Un protocole d’accord de mise en place du projet (pour les projets de développement) ;

  • Une copie de la carte de séjour (pour les Gens de Maison).

A la réception de la demande d’immatriculation et des documents précités, la CNPS procède à la notification du numéro d’identification à l’employeur avec les indications sommaires sur les taux de cotisations et la périodicité du versement de cotisations.

Ce numéro d’immatriculation (appelé aussi numéro du compte-employeur) est unique et l’employeur doit le rappeler dans toutes ses correspondances avec la CNPS.

Tout changement intervenu au niveau de l’entreprise (adresse géographique ou postale, changement de statuts juridiques, de dirigeant ou d’activité, etc.) doit être signalé à la CNPS.

  1. Déclaration d’activité

L’employeur doit immédiatement informer la CNPS lorsqu’il se trouve devant les situations suivantes :

  • En cas de fermeture temporaire ou définitive de l’entreprise, par écrit en précisant la date ainsi que le ou les motifs de la fermeture. Il doit en outre, remplir pour chaque salarié, une fiche de cessation qu’il retire auprès des services de la CNPS ;

  • Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise (quel qu’en soit le motif), l’employeur doit remplir le formulaire de déclaration du salarié (en cochant la rubrique – cessation d’emploi-) qu’il adresse à la CNPS pour signaler le départ du salarié.

  1. AFFILIATION DES TRAVAILLEURS SALARIES

Au sens de l’article 3 de la loi n° 038/PR/96 du 11/12/1996 portant code du travail, est considéré comme travailleur ou salarié quels que soient son sexe et sa nationalité, toute personne physique qui s’est engagée à mettre son activité professionnelle, moyennant rémunération, sous la direction et l’autorité d’une personne appelée employeur.

De cette définition découle tout le processus de l’immatriculation du travailleur.

En effet, l’embauche du personnel dans une entreprise oblige l’employeur à demander si cette opération n’a pas été faite, à savoir l’immatriculation à la CNPS. Celle-ci consacre la qualité d’assuré social du travailleur salarié.

  1. La notion d’assujettissement 

C’est le rattachement d’une personne à un organisme de sécurité sociale. L’âge, pas plus que la nationalité n’est pas pris en compte pour la reconnaissance d’assuré social. Ainsi les travailleurs étrangers sont assujettis comme les nationaux dès lors qu’ils résident dans le pays où ils sont employés.

On distingue 3 catégories d’assujettis :

  • Les cotisants 

Au regard de la définition ci-dessus, toute personne qui exerce une activité professionnelle est légalement assujettie à un régime de sécurité sociale. C’est le principe de l’assurance obligatoire qui veut qu’un travailleur soit assuré contre un certain nombre de risques en contrepartie de ses cotisations.

  • Les ayants-droit

Cette qualité d’assuré social est reconnue à certains membres de la famille du cotisant. Ce sont les ayants-droit. Ils peuvent être : les enfants, l’époux, l’épouse (ou les épouses), les ascendants.

  • Les catégories assimilées :

En plus des travailleurs salariés, certaines personnes peuvent être obligatoirement assujetties. Il s’agit des élèves de l’enseignement technique, apprentis, des prêtres et autres ministres de culte, assimilés aux travailleurs salariés.

  1. La notion d’affiliation

C’est le lien entre l’assuré social et l’organisme de sécurité sociale (CNPS).

  • Définition 

Lorsqu’un assuré social est assujetti à un régime, il faut désigner l’organisme qui va lui servir les prestations : c’est l’organisme d’affiliation.

L’affiliation est un lien juridique, le rattachement d’un assuré social à un organisme de sécurité sociale.

  • La Caisse d’Affiliation 

En principe, c’est celle dont dépend la résidence de l’assuré. La Caisse d’Affiliation a seule qualité pour payer des prestations à ses assurés.

  1. L’Immatriculation

C’est l’opération administrative qui consiste à inscrire un travailleur sur la liste des assurés sociaux de la CNPS. Elle consacre la reconnaissance de la qualité d’assuré social par l’attribution d’un numéro.

  1. Procédures d’Immatriculation

  • Qui déclenche l’Immatriculation ?

L’immatriculation incombe :

  • A l’employeur qui doit aviser la CNPS, de l’embauche d’un salarié non encore immatriculé;

  • A la Caisse d’Affiliation, en l’absence de déclaration de l’employeur ou du travailleur soit à la requête de l’Inspection du Travail, soit lorsqu’elle a connaissance de la survenance d’un accident du travail, par exemple.

  • Processus d’immatriculation :

La CNPS réclame généralement aux travailleurs, un dossier d’immatriculation composé de la demande signée par le travailleur et l’employeur. Cette signature confirme les informations portées sur la demande.

Au formulaire d’immatriculation, est jointe une pièce d’état civil (acte de naissance) du travailleur. Ce dossier doit être transmis à la Caisse dans les 8 jours suivant l’embauche, la date de celle-ci étant le plus souvent la date d’effet d’immatriculation.

La CNPS délivre ensuite un livret d’assurance comportant un numéro qui retrace la carrière de l’assuré.

  1. Effet d’Immatriculation :

L’immatriculation prend effet le jour où l’assuré remplit les conditions d’assujettissement, c’est-à-dire, le jour de l’embauchage, et quelle que soit la date à laquelle la déclaration parvient à la CNPS. En règle générale, le numéro d’assuré (appelé numéro matricule) constitue le numéro du compte cotisant. Chaque travailleur salarié a un seul et unique numéro d’assurance qui le suivra durant toute sa carrière, même en cas de changement d’employeur.

  1. L’ouverture des droits 

L’affiliation n’ouvre pas systématiquement les droits aux prestations. L’ouverture des droits suppose en général l’existence de 3 conditions :

  • L’événement (ou l’éventualité visée) contre lequel s’est assuré le travailleur doit être établi ; il faut prouver par exemple, en cas d’accident du travail, qu’il y a lésion, ou en cas de retraite, que l’âge légal est atteint ;

  • Une durée d’assurance (ou durée de stage) minimum est nécessaire et varie en fonction des prestations (par exemple, 6 mois pour les prestations familiales).

  • Le demandeur doit être assujetti au régime.

On veut éviter là que des personnes n’occupent un emploi, entrainant la couverture sociale qu’après la réalisation de l’éventualité contre laquelle elles veulent se protéger. Pour les prestations familiales, les critères sont différents de ceux appliqués aux autres prestations. La condition première est évidemment la notion d’enfant à charge. D’autres conditions viennent ensuite s’ajouter à celles-ci (le nombre d’enfants, la filiation, l’âge, la scolarité, les études ou la formation, et parfois l’état d’invalidité).